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Leistung in Projekten und deren Umfeld

Ein professionelles Projektmanagement ist eine zwingede Voraussetzung für den Projekterfolg - aber nicht die einzige!

Die Projektdefinition vor Projektbeginn und das richtige Projektumfeld sowie ein angemessenes Projekt-Controlling und Qualitätsmanagement sind ebenfalls entscheidend für Erfolg oder Misserfolg. Eine ausführliche Beschreibung der Erfolgsfaktoren eines Orga- oder IT-Projekts findet sich in [1].

Projekt-Coaching Projekt-Moderation
Projektmanagement
In kleinen oder mittleren Projekten kann die Projektleitung für den Auftraggeber übernommen werden.

Dies ist vor allem dann von Vorteil, wenn auf Auftraggeberseite für diese Aufgabe kein Personal mit ausreichender Projekterfahrung zur Verfügung steht. Vor allem wenn der Projektstart unter Termindruck steht, ist diese Vorgehensweise sehr hilfreich. Eine Alternative ist die vorübergehende Übernahme der Leitung um eine/n Mitarbeiter/in im laufenden Projekt an die Aufgabe heran zu führen. Wenn der/die Mitarbeiter/in sehr wenig Vorerfahrung hat oder das Projekt groß und komplex ist, empfiehlt sich nach der Übergabe der Leitung eine Kombination mit Projekt-Coaching.

Projektdefinition
Die Definitions- oder Findungsphase eines Projekts ist für den späteren Erfolg des Vorhabens von entscheidender Bedeutung.

Diese Tatsache wird - auch in der Literatur - viel zu wenig beachtet. Unzureichende Projektdefinition ist häufig die nicht erkannte Ursache für das Scheitern von Projekten oder für einen schleppenden Verlauf mit nicht erfüllten Erfolgserwartungen.

Ein Aufwand von wenigen Tagen, manchmal Stunden, für die Entwicklung oder Überprüfung der Projektdefinition vor dem eigentlichen Projektstart ist eine Investition, die sich finanziell und qualitativ immer auszahlt. Eine Organisation braucht diese Unterstützung vor dem eigentlichen Projektbeginn, genauer sogar vor der Ausschreibung eines Projekts. Dazu braucht ein Projekt einen Berater mit genauer Kenntnis der Zielsysteme der öffentlichen Verwaltung einerseits und den Möglichkeiten moderner organisatorischer und technischer Konzepte andererseits. Die eigenen Kapazitäten genügen dafür nicht, weil Projekte im allgemeinen in einer Organisation zu selten sind, um das nötige Wissen intern aufzubauen.
Projekt-Coaching
Coaching hilft, ein Projekt erfolgreich durchzuführen, auch wenn es schwierig ist oder die Projektleitung vorher noch keine ausreichende Erfahrung aufbauen konnte.

Es sind zwei Arten von Coaching möglich: Das Coaching des/der Projektleiters/in oder Coaching des ganzen Kernteams. Welche Art besser ist, hängt von den Zielen im Einzelnen ab; vor allem von der Frage, ob damit nur ein Projekt möglichst schnell und erfolgreich durchgeführt werden oder ob auch internes Projekt-know-how für zukünftige Projekte aufgebaut werden soll.

Besonders im letzteren Fall empfiehlt sich zusätzlich zum Coaching eine gezielte Weiterbildungsmaßnahme für die Projektteilnehmer vor dem Projektstart.
Projekt-Moderation
Projekte, die in Schwierigkeiten geraten sind, können in vielen Fällen durch eine qualifizierte Projekt-Moderation wieder auf die Erfolgsschiene gebracht werden.

Typische Ursachen warum Projekte nicht vorankommen, können sein:
  • Streit über die Auslegung der Leistungsbeschreibung im Vertrag
  • Streit über die Kostenübernahme für Änderungswünsche
  • Uneinigkeit innerhalb der Auftraggeberseite
  • Ängste bei den Projektgruppenmitgliedern
  • u.v.m.


  • Je früher im Konfliktfall ein erfahrener Moderator, der die Denkweise aller Beteiligten kennt, und selbst Projekterfahrung hat, eingreift, desto einfacher lassen sich entstandene Projektblockaden auflösen. Die Moderation darf dabei nicht auf rein projektorganisatorische oder -technische Aspekte begrenzt werden. Der Moderator muß auch die psychologischen Aspekte erkennen und berücksichtigen. In organisationspsychologisch ganz schwierigen Fällen muß er auch seine Grenzen kennen - und in der Lage sein, mit einem einschlägig qualifizierten Psychologen als eingespieltes Team gemeinsam das Problem zu lösen.

    Auftraggeber für eine Moderation können Auftraggeber oder Auftagnehmer sein. In jedem Fall muß von vorneherein sichergestellt sein, dass die Moderation unabhängig und neutral die vorher gemeinsam vereinbarten Ziele bei der Projektrettung verfolgen kann.

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    [1] Erfolgsfaktoren für die Durchführung von DV/TuI-Projekten in der öffentlichen Verwaltung, Schilling, P.
    in: Verwaltungsmanagement, Maack H., Goller J., Müller-Hedrich B.W. (Hrsg.) Stuttgart (Mai 1991).
    Die wesentlichen Faktoren sind heute noch aktuell - trotz aller technischen Fortschritte im Detail. - zurück